10 の理由、なぜユーザーは重要な電子メールを自分のデバイスまたは他のメディアにアーカイブする必要があるのでしょうか?

このチュートリアルでは、ユーザーが重要な電子メールをローカルデバイスまたはクラウドなどの他のストレージオプションにアーカイブする必要がある理由について説明します。

電子メールは重要なメッセージを送受信する手段ではなくなりました。彼らはそれ以上に進化しました。今日の時代では、電子メールは重要な情報と思い出のリポジトリとなるため、将来のアクセスに備えて重要な情報が安全に保たれるように電子メールをアーカイブすることが不可欠です。重要なデータをサードパーティの一部にのみ依存することはできないため、メールのアーカイブを実践することで、データ損失を防ぎ、生産性を向上させ、メールボックスを整理整頓した状態に保つことができます。

重要なメールをアーカイブする主な理由

1.データ保護とセキュリティ

電子メールをアーカイブするということは、バックアップコピーを作成することだけを意味するわけではありません。また、誤った削除、システムクラッシュ、またはサイバー攻撃による重要なメールデータの損失によって引き起こされる脅威を回避するために、先進的な措置を講じたことを意味します。アーカイブすることで、重要な通信やドキュメントが失われないようにするための安全なバックアップが作成されます。そのため、特に事業継続計画や災害復旧計画のためにメールをアーカイブすることが不可欠です。たとえば、プライマリ電子メールシステムに障害が発生した場合、アーカイブされた電子メールにアクセスして、大きな中断を伴うことなく運用を継続できます。

2. 規制の遵守

多くの業界では、少なくとも特定の期間はメールのバックアップを維持する必要があります。そうしない場合は、ルール違反として厳しい法的措置や金銭的罰金が科せられる可能性があります。したがって、メールをアーカイブすると、企業は規制要件を満たし、災害時に備えてメールのバックアップコピーを確保できるようになります。

3. 組織の効率性

前に説明した 2 つの理由とは別に、特にビジネス環境では、電子メールを適切に整理してアーカイブすると、過去のコミュニケーションにアクセスする時期が来たときに、電子メールアーカイブによって情報を迅速に取得でき、業務運営が合理化されるため、効率的に作業するのに役立ちます。。

例えば, 以前の契約書や会話を参照する必要がある場合、日付スタンプ付きのアーカイブがあれば、何千通ものメールを参照することなく、すぐに見つけることができます。

4. コラボレーションと知識の共有

電子メールのアーカイブは、チームのコラボレーションにとって貴重なリソースとなる場合もあります。新しいチームメンバーが意思決定をしたり、プロジェクトの継続性を確保したりするために過去のディスカッションにアクセスする必要がある場合、電子メールのアーカイブによってプロセスがスピードアップされ、最終的には全体的な生産性が向上します。

さらに、最新の電子メールアーカイブの高度な検索機能を使用すると、ユーザーはキーワード、日付、またはその他の条件を指定することで、古いメールに数秒でアクセスできます。繰り返しますが、これにより時間が節約され、チームの作業効率が向上します。

5. パフォーマンス管理

企業の場合、アーカイブされた電子メールは、従業員のパフォーマンスを評価し、プロジェクトの進捗状況を追跡し、クライアントとのやりとりを文書化することができます。これは、昇進、業績評価、競合解決について情報に基づいた意思決定を行うのに役立ちます。

6. ストレージ管理と受信箱の混乱の軽減

サーバースペースは、定期的に使用しないデータを詰め込んで無駄にする個人用ストレージではありません。したがって、企業はストレージコストを節約し、受信トレイの混雑を軽減し、サーバー全体のパフォーマンスを向上させるために、必要に応じて古いメールをアクティブなメールの受信トレイから移動することにより、メールのアーカイブを断続的に実行します。

7. 回復

アーカイブはバックアップとして機能するため、予期せぬデータ損失が発生した場合でも重要な電子メールを簡単に回復できます。

8. 記録の保管

電子メールには、契約、協定、取引の詳細などの重要な記録が含まれることがよくあります。アーカイブすると、これらの記録は将来の参照のために確実に保存されます。

9. 個人的な記録と記憶

電子メールは、愛する人との通信など、個人ユーザーにとって感情的なものになることがあります。アーカイブはこれらの思い出を保存するのに役立ちます。

10. 法的証拠

アーカイブされた電子メールは、紛争や調査で重要な証拠を提供する必要がある場合に、法的証拠として役立ちます。そうは言っても、電子メールアーカイブが適切に管理されていれば、あなたのケースを裏付ける過去のコミュニケーションに確実にアクセスできます。

11. 歴史的参照

アーカイブされた電子メールは履歴参照として機能し、コミュニケーションと決定のタイムラインを提供します。これは、研究、監査、またはイベントのシーケンスを理解することが不可欠な状況で特に役立ちます。

12. 簡素化された移行

あるサーバーから別のサーバーまたは場所へのメールサービスの移行は面倒な場合がありますが、電子メールアーカイブを整理すると移行プロセスが簡素化され、比較的簡単になり、移行中に重要な情報が失われることがなくなります。

電子メールをアーカイブする方法

ローカルストレージ: 最も一般的な方法は、電子メールをローカルハードディスクまたは USB ドライブなどの外部メディアに保存することです。この方法を使用すると、ユーザーはデータに迅速にアクセスできますが、データ損失のリスクが常に存在します。さらに、リモートからのアクセスができないことも、この方法の欠点です。
クラウドストレージ: 複数の信頼できるクラウドストレージサービスをオンラインで利用できます。これらはアーカイブされた電子メールを保存し、将来の要件に合わせた拡張性のオプションを提供します。これらは、リモートアクセス、強化されたセキュリティ、およびスケーラビリティを提供します。
電子メールクライアントのアーカイブMicrosoft Outlook や Mozilla Thunderbird などの多くの電子メールクライアントには、プロセスを自動化するアーカイブ機能が組み込まれています。